1. Verwerkingsverantwoordelijke
Alvereno, handelend onder de naam Alvereno, gevestigd aan Poortland 66, 1046 BD Amsterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 85356646, is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Contact voor privacyzaken: hallo@alvereno.com. Wij beschikken niet over een verplichte functionaris voor de gegevensbescherming; privacyverzoeken behandelen wij via bovengenoemd adres.
2. Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening aan ondernemingen:
- Aanvraaggegevens: e-mailadres, bedrijfsnaam, opgegeven website-URL of online bedrijfsprofiel, tijdstip, IP-adres en browserinformatie.
- Bestel- en factuurgegevens: naam en functie van de contactpersoon, zakelijke contactgegevens, factuuradres, KvK-nummer, btw-nummer, ordernummer, bestelde varianten, geaccepteerde documentversies, betaalstatus en betaalwijze.
- Demo- en gebruiksgegevens: unieke toegangstokens, versienummers, aantal bezoeken, tijdstippen van bezichtigen, gekozen acties in de demo en browserinformatie bij bezoek.
- Communicatie: e-mailcorrespondentie, maatwerkverzoeken, supportvragen, klachten en administratieve notities.
- Installatiegegevens: hostingprovider, domein, panel-URL, gebruikersnaam en tijdelijk versleuteld opgeslagen toegangsinformatie wanneer installatie is besteld.
- Beveiligings- en auditgegevens: loginpogingen, IP-adressen, user-agents, auditlogboek, foutmeldingen en fraudepreventieregistraties.
Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheid, ras, politieke of religieuze overtuiging) en geen strafrechtelijke gegevens. Het platform is uitsluitend bedoeld voor personen van achttien jaar of ouder en wij richten ons niet op minderjarigen.
3. Doeleinden en grondslagen
| Doel | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Aanvraag beoordelen en demo vervaardigen | Precontractuele maatregelen op uw verzoek; gerechtvaardigd belang bij efficiënte bedrijfsvoering | Maximaal 12 maanden na afhandeling |
| Overeenkomst sluiten en uitvoeren, waaronder checkout en levering | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang de overeenkomst loopt |
| Betaling verwerken via betaalprovider | Uitvoering van de overeenkomst | Zie betaalprovider; wij bewaren uitsluitend statusgegevens |
| Facturatie en fiscale administratie | Wettelijke verplichting | Ten minste 7 jaar |
| Herinneringen over een aangevraagde of geleverde demo | Uitvoering van de aanvraag; gerechtvaardigd belang; herinneringen betreffen uitsluitend de eigen demo | Zolang de demo relevant is |
| Support, maatwerk en installatie | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang de overeenkomst loopt, daarna zolang noodzakelijk |
| Beveiliging, misbruik- en fraudepreventie | Gerechtvaardigd belang; rechtsvordering | Technische logs doorgaans 90 dagen |
| Bewijs van verrichtingen en akkoorden | Gerechtvaardigd belang; rechtsvordering | Zolang rechtsvorderingen kunnen gelden |
4. Ontvangers en verwerkers
Gegevens kunnen, uitsluitend voor zover noodzakelijk, worden gedeeld met:
- Hostingprovider: hosting en opslag van het platform, de database en demo-bestanden (verwerker).
- Mollie B.V.: betaaldienstverlener voor betalingsverwerking en betalingsstatus (verwerker; zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor haar eigen betaalverwerking).
- Terlouw.io: leverancier van uitgaande transactionele e-mail (verwerker).
- Accountant/boekhouder: fiscale en administratieve verwerking (verwerker of zelfstandig verantwoordelijke).
- IT- en beveiligingsleveranciers en professionele adviseurs: onderhoud, beveiliging en advisering (verwerkers of zelfstandig verantwoordelijken).
- Autoriteiten: wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.
Met verwerkers sluiten wij, waar vereist, een verwerkersovereenkomst en wij verwerken uitsluitend volgens instructies. Wij verkopen persoonsgegevens nooit en verstrekken deze niet aan derden voor hun eigen marketingdoeleinden. Betalingsgegevens zoals kaart- of bankgegevens worden door de betaalprovider verwerkt en worden niet volledig door ons opgeslagen; wij bewaren uitsluitend de betaalstatus en het ordernummer.
5. Doorgifte buiten de EER
Wij selecteren bij voorkeur leveranciers binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wanneer een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, gebruiken wij een geldige doorgiftegrondslag in de zin van de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen, aangevuld met technische en organisatorische maatregelen waar nodig. U kunt bij ons opvragen welke doorgiftegrondslagen van toepassing zijn.
6. Bewaartermijnen
- Niet-geaccepteerde of afgewezen aanvragen: doorgaans maximaal 12 maanden voor administratie, misbruikpreventie en analyse, tenzij een rechtsvordering anders vereist.
- Demo-bestanden: in beginsel tot 30 dagen na gereedmelding; na aankoop kan de demo nog 14 dagen beschikbaar blijven en wordt daarna automatisch opgeruimd.
- Order-, factuur- en betaaladministratie: ten minste 7 jaar voor fiscale verplichtingen.
- Leverings-, akkoord- en bewijsgegevens (waaronder versies, hashes en consents): zolang noodzakelijk voor contractuele rechten en wettelijke verjaringstermijnen.
- Hostingtoegangsgegevens: zo kort mogelijk; bij voorkeur verwijderd binnen 14 dagen na voltooide installatie of eerder op verzoek wanneer niet langer nodig.
- E-mailcorrespondentie en support: doorgaans maximaal 2 jaar na afronding, tenzij onderdeel van een overeenkomst of rechtszaak.
- Technische en auditlogs: doorgaans 90 dagen, langer wanneer noodzakelijk voor onderzoek naar incidenten, beveiliging of rechtsvorderingen.
- E-maillog van verzonden berichten: zolang noodzakelijk voor ondersteuning en bewijs, doorgaans maximaal 12 maanden.
7. Beveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder: HTTPS-versleuteling, toegangsbeperkingen met unieke accounts, sterke wachtwoordhashing, CSRF-bescherming, sessiebeveiliging, rate limiting, auditlogging, minimale rechten (least privilege), versleuteling van hostingtoegangsgegevens (AES-256-GCM), gecontroleerde bewaartermijnen en regelmatige back-ups. Geen enkel systeem is volledig risicoloos. Een vermoedelijk beveiligingsincident met persoonsgegevens melden wij, waar wettelijk vereist, aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen. Meld een vermoeden van een incident direct via support@alvereno.com.
8. Uw rechten
U kunt, voor zover de AVG dit in uw situatie toestaat, een verzoek doen tot inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid (dataportabiliteit) of bezwaar tegen een verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Stuur uw verzoek naar hallo@alvereno.com. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit en bevoegdheid te verifiëren en reageren binnen de wettelijke termijn van in beginsel één maand, die bij complexe verzoeken met twee maanden kan worden verlengd. Verwijdering laat wettelijke bewaarplichten, waaronder de fiscale bewaartermijn van 7 jaar, onverlet. U heeft te allen tijde het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Wij maken geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolg of vergelijkbare significante gevolgen in de zin van artikel 22 AVG. Wij kunnen aanvragen wel automatisch sorteren, prioriteren of signaleren op basis van technische of operationele criteria, zoals dubbele aanvragen of risico-indicaties. Een definitieve weigering van een aanvraag wordt niet uitsluitend op een dergelijk automatisch signaal gebaseerd; een menselijke beoordeling blijft betrokken.
10. Zakelijke relaties en bedrijfscontactpersonen
Het platform is uitsluitend gericht op ondernemingen. De door ons verwerkte contactgegevens betreffen in de regel contactpersonen van bedrijven en worden verwerkt in de context van een zakelijke relatie of aanvraag. Wij versturen geen commerciële nieuwsbrieven zonder toestemming en gebruiken zakelijke contactgegevens niet voor doeleinden buiten de eigen dienstverlening. De rechten uit artikel 8 gelden onverminderd.
11. Bedrijfsinformatie uit openbare bronnen
Voor het beoordelen van een aanvraag en het vervaardigen van een demo kunnen wij openbaar toegankelijke zakelijke informatie bekijken en gebruiken, zoals bedrijfsnaam, activiteiten, publieke contactgegevens en inhoud van de huidige website. Wij streven naar minimale verwerking, gebruiken deze informatie uitsluitend voor beoordeling en productie van de demo en nemen geen persoonsgegevens van klanten van opdrachtgever over. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor het controleren van de juistheid en de rechten op de uiteindelijke inhoud van zijn website.
12. Partner-voordelen en gegevensuitwisseling met partners
Bij levering van een website kan opdrachtnemer partner-voordelen (kortings- of activatiecodes) van derden toevoegen. Het toekennen van een code verwerkt opdrachtnemer uitsluitend voor de uitvoering van de overeenkomst (grondslag: uitvoering van de overeenkomst; bewaartermijn: zolang noodzakelijk voor contractuele rechten).
Wanneer u een code actief gebruikt op de website van de betreffende partner, deelt u zelf gegevens met die partner, zoals uw bedrijfsnaam en contactgegevens. Deze uitwisseling vindt uitsluitend plaats door en onder uw eigen handeling, valt onder het privacy- en cookiebeleid van de partner en is niet onderdeel van de verwerking door opdrachtnemer. De partner is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Opdrachtnemer deelt zonder uw actieve handeling geen gegevens met partners voor hun eigen doeleinden.
13. Cookies en vergelijkbare technieken
Het platform gebruikt een noodzakelijke sessiecookie voor formulieren, CSRF-bescherming en het adminpanel. In de basisconfiguratie worden geen marketing-, tracking- of analyticscookies geplaatst. Zie de cookieverklaring voor details.
14. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze werkwijze, wetgeving of leveranciers wijzigen. De actuele versie staat op deze pagina; bij materiële wijzigingen wordt de datum bijgewerkt en kan de gewijzigde versie tijdens checkout van kracht worden voor nieuwe aankopen.